Han pasado un par de meses desde la última entrada en la que se explicaba que debíamos establecer la procedimentalización de todos y cada uno de los procesos que se tramitan en esta sede. Durante este tiempo, hemos llevado a cabo esta labor a través de grupos de trabajo, formados por letrados, personal de la intervención, y técnicos especialistas en cada tipo de expediente, consultando por supuesto a todo el mundo. Una vez finalizados prácticamente todos los procedimientos, los técnicos informáticos han introducido las pautas en el programa de administración electrónica, el gestor de expedientes del Consell Insular d’Eivissa, para poder arrancar electrónicamente, y… ahí estamos.
El arranque formal fue el pasado 23 de octubre, fecha en la que el personal de la Oficina de Atención al Ciudadano comenzó a hacer las anotaciones en el registro electrónico. Y obviamente también las copias auténticas. Esta fecha fue fijada en el Comité de Dirección del mes de junio como podría haber sido cualquier otro día del año pero siempre con el margen necesario para poder llevar a cabo la labor comentada anteriormente. La cuestión era fijar plazos y que se cumplan, sea cual fuese la situación en la que nos encontrásemos, a partir de ese día la recepción de los documentos que presentasen los terceros sería ya en soporte electrónico.
La imagen muestra una reunión de Gestión del Cambio, a la que fueron invitados todos los empleados públicos en varias jornadas para presentar el calendario de la implantación de la AE en el Consell Insular d’Eivissa. A la izquierda el técnico informático, Federico Rey, explicando los pasos a seguir. A la derecha, el Secretario General con la Vicepresidenta Primera del Consell.
Así pues, desde del pasado lunes, el personal de la OAC digitaliza toda la documentación que presentan los terceros y realiza las copias auténticas. En este momento, al introducir la información en el sistema, se indica si existen documentos susceptibles de ser utilizados con posterioridad en otros procedimientos, y con el consentimiento del tercero, se señala esta documentación como reutilizable, siempre durante el período de validez del mismo, lo que permitirá la fácil localización del documento y no será necesario que el tercero tenga que presentar de nuevo documentación que ya fue presentada o requerida por la administración… (y todo ello a expensas de nuestra integración total en ORVE y el SIR para que la interoperabilidad entre administraciones, sobre todo de la isla, sea una realidad al 100%, con lo que no se deberán solicitar muchos de los documentos que aún hoy se solicitan al interesado, pero por poco tiempo).
Nuestro inicio en la administración electrónica ha sido (necesariamente) en la OAC. Con la documentación recibida el sistema genera el expediente que será remitido a los departamentos correspondientes al objeto de iniciar la tramitación electrónica del mismo.
Llegar a este punto ha necesitado de muchas reuniones (destacando las del Comité de Dirección), y de muchas jornadas de formación específica y genérica. Así como de mucho liderazgo, algo que no teníamos hasta hace unos meses pero que ahora mismo es nuestro principal punto fuerte. En cuanto a la formación específica, se han hecho y se siguen haciendo grupos de formación, en un principio con el personal de la OAC, ahora con los diferentes departamentos que tramitan, y en última instancia con los departamentos transversales como puede ser contratación, intervención, tesorería y secretaria, con el objeto de explicar a cada uno de ellos como llevar a cabo sus tareas en el procedimiento electrónico, hacer ver cómo el expediente va avanzando y en qué situación se encuentra. En cuanto a la formación genérica, se ha impartido en varias ediciones el curso sobre la Ley 39/2015, en concreto en el año 2016 se impartieron 4 ediciones y en este año, 2017, se ha seguido impartiendo con el objetivo de que todos los empleados públicos asistan como mínimo una vez a esta formación, y se vayan familiarizando con los «nuevos» conceptos introducidos por esta norma, tales como sello de órgano, firma digital, firma electrónica, firma electrónica avanzada, firma electrónica cualificada, huella digital, actuación administrativa automatizada, firma de sello de tiempo, …
Me parece interesante dejaros este link en el que el Ministerio de Hacienda y Administración Pública ha publicado en el portal de administración electrónica un diccionario de términos y conceptos de la Administración Electrónica muy extenso y que puede ser de gran utilidad para distinguir el significado de los diversos conceptos:
Diccionario de términos y conceptos de la administración electrónica
Durante estos meses de aparente “silencio”, también se han ido firmando convenios con la AGE para poder utilizar las plataformas que ponen a nuestro servicio. No debemos dejar de ser eficientes en todo lo que hacemos como administración pública que somos, principio que reza en nuestra razón de ser, por eso recomiendo encarecidamente a todas las administraciones que se acojan a todas aquellas herramientas que otras administraciones ponen gratuitamente a nuestro alcance. En este post de nuestro Secretario General Víctor Almonacid se citan las plataformas que existen y como adherirse a las mismas:
Cómo utilizar las Plataformas y registros de la AGE por parte de las Entidades Locales
De todas estas plataformas, para comenzar a dar los primeros pasos en administración electrónica recomiendo (bajo prescripción médica del Dr. Almonacid) adherirse a la oficina virtual de registro del Estado (ORVE), y al Sistema de Interconexión de Registros (SIR) para poder ser interoperables Información ORVE/SIR
En cuanto a la Sede Electrónica se culminará su implementación, de forma gradual, de aquí a final de año. Dos formas de implementarla; una primera consistente en hacer una sede genérica, en la que dar entrada a cualquier documento o bien, una segunda opción, especificar todos y cada uno de los procedimientos de forma que el usuario identifique su solicitud y presente toda la documentación que requerida de acuerdo a la misma. Se ha optado por esta segunda vía, por lo que se irán fijando los procedimientos con el objetivo de que para el 31 de diciembre de este año se puedan realizar todos los trámites online.
En próximas entradas iré explicando cómo ha ido el inicio en la OAC, cómo el expediente se ha ido tramitando electrónicamente, cuáles han sido los principales obstáculos que se han presentado y como hemos ido solventándolos.
En esta entrada, a modo de conclusión, dejo esta imagen que aunque la encontré en la red haciendo referencia a un proceso que nada tiene que ver con la administración electrónica, creo que es aplicable a todo tipo de procesos y muy acertada para nuestro caso:
