Ya llevamos tres Comités de Dirección desde que el Secretario se incorporó al Consell. A razón de uno por mes, habiendo fijado el primer jueves de cada mes como reunión ordinaria del mismo. En estos comités se han ido poniendo de manifiesto diferentes actuaciones a realizar a entre Comité y Comité, dando cuenta en la próxima reunión de los avances alcanzados y estableciendo nuevos horizontes. Básico para poder ir avanzando es establecer un calendario con los pasos a seguir para ir sentando las bases de la administración que queremos llegar a ser.
Debo reconocer que llegar a una administración «empapelada» como la nuestra, viniendo de una administración puntera en lo que a administración electrónica se refiere debe ser un poco chocante, sobre todo cuando sobre la mesa del despacho se encuentra uno con montañas de expedientes esperando a ser firmados manuscritamente, en los que unas veces debe firmar a la izquierda y otras a la derecha, con documentos escritos en arial 11, Verdana 12, time news Roman 10, interlineados sencillos, dobles, escudo en la derecha del folio o en la izquierda del mismo… expedientes de diversos departamentos formados cada uno de ellos a la mejor voluntad del funcionario que los tramita pero sin seguir un guión pre-establecido.
He aquí la primera actuación a implementar: Elaboración de un manual de estilo cuyos objetivos son básicamente dos:
uno) unificar y mejorar la imagen de los documentos escritos redactados por cualquier órgano del Consell y
dos) facilitar a todos los funcionarios un manual que les ayude a escribir correctamente, más en una comunidad autónoma como la nuestra con un idioma propio como es el catalán.
Este manual debe servir para ordenar la tipografía de los documentos que se redactan, determinar donde se coloca el escudo, el encabezado, el pie de firma, el formato del informe, resolución, liquidación … en definitiva, tratar de unificar los criterios a la hora de realizar un documento oficial. Y es ahí donde estamos en estos momentos, intentando elaborar nuestro propio manual. Como ejemplos os dejo un link con el Llibre d’Estil Ajuntament d’Alzira, así como el manual de estilo del Govern de les Illes Balears, aunque estén escritos en lengua catalana, su comprensión es sencilla, no obstante si alguien tiene uno que quiera compartir para conocimiento público que deje el link en los comentarios, estaré agradecida puesto que seguro que algo podremos aprovechar para redactar el nuestro propio.
La segunda actuación importante a realizar se basa en la re-ingeniería de los procedimientos. No tenemos los procedimientos catalogados, por lo que se tratará de elaborar un catálogo con todos y cada uno de los procedimientos que se realizan en este Consell. Para ello los funcionarios de los diferentes departamentos deberán establecer todos los procedimientos que llevan a cabo, puesto que son ellos quienes mejor los conocen, y elaborar un diagrama con todos los pasos a seguir teniendo en cuenta las diferentes alternativas que se puedan presentar.
Establecer estos procedimientos será la piedra angular de la administración electrónica, puesto que será el esquema que deberá seguir el expediente electrónico, por lo que se deberán contemplar todas las posibilidades que se pueden presentar en un expediente. En la primera reunión del Comité se abordó este tema, y en la segunda reunión muchos departamentos ya habían elaborado sus procedimientos, no obstante algún que otro departamento más rezagado por imposibilidad material para llevar a cabo la labor aún no han presentado estos procedimientos, por lo que se va a convocar una reunión de trabajo, que será un taller práctico, en el que se explicará entre todos como se deben diseñar los procedimientos, taller que en cuanto se realice compartiré con vosotros.
Conclusión: Toda construcción comienza con el replanteo del terreno, por lo que construir una administración electrónica con éxito dependerá de haber elaborado unos procedimientos óptimos.
