Add4U Congreso 2021

Eje de Recursos e Innovación en un modelo simplificado de mejora continua


Despues de un paron de un par de meses retomo el completar, primero por separado y despues de manera conjunta, un borrador de modelo de mejora continua que aune la potencia de EFQM y a la vez que de respuesta a su principio de la versión de 2013 que pide agilidad, mediante una propuesta de simplificación. Decir que la base de la propuesta, como ya he comentado en otros Ejes, es el Modelo de Gestión Pública Avanzada del Pais Vasco, que aun pretendo reducir un poco mas
Vermos en que acaba el reto
RECURSOS E INNOVACIÓN
El sector público es a la vez el mayor consumidor de recursos económicos del PIB, tanto a través del personal que necesita, como de los recursos materiales que utiliza para la prestación de los servicios que permiten y garantizan el Estado del Bienestar.
No es exigible la autofinanciación de las administraciones con recursos propios, pero si es exigible la máxima eficacia y eficiencia en el uso de los recursos que vía impuestos el conjunto de la sociedad pone a disposición de los responsables políticos y de los empleados públicos. Así que en nuestro modelo vamos a reflejar los aspectos de gestión que no deben faltar en un proceso de mejora continúa.
Y para esa mejora continua, nada más necesario que el mantener abiertas las organizaciones públicas a las innovaciones, tanto del sector privado que se puedan adaptar, como a las de otras administraciones que será incluso más fácil de incorporar a la nuestra y por supuesto a las que las propias personas de la organización puedan generar.
4.1 GESTIONAR EL PRESUPUESTO PARA QUE CONTRIBUYA            EFICAZMENTE AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
El presupuesto es un instrumento clave para hacer efectiva la estrategia. Su elaboración, los documentos que lo componen y su gestión han de contribuir al logro de la misma.
Para ello, las personas directivas y las responsables de la unidad pueden impulsar y comprometerse, junto con el conjunto de personas que la componen, con las acciones siguientes:
ü       Alinear el presupuesto y su gestión con los objetivos estratégicos de una forma eficaz y eficiente.
ü       Utilizar las memorias presupuestarias, tanto las de elaboración como las de ejecución, como herramientas de gestión de la unidad.
ü       Incluir datos de resultados en los documentos presupuestarios, como información de objetivos de resultados e impacto.
ü       Desarrollar una contabilidad analítica que permita conocer los costes de cada servicio o producto, así como de los diferentes pasos que se requieren para su prestación o entrega, mejorando así la eficiencia tanto de los procesos operativos como del conjunto de la organización.
ü       Publicar los datos de sus costes en el portal de transparencia y buscar comparativas de otras unidades similares para aprender de las mejores
ü        Evaluar, seleccionar y validar las inversiones teniendo en cuenta su impacto económico, social y ambiental a largo plazo.
ü       Los proveedores y aliados estratégicos de la organización están identificados en función de la política y la estrategia
       
4.2    GESTIONAR LA TECNOLOGÍA
Una gestión pública avanzada de una unidad también ha de prestar atención a la gestiónde la tecnología, las instalaciones y otros recursos materiales, aunque la misma puedatener un alto nivel de centralización. En consecuencia, ha de identificar aquellos aspectos en los que puede incidir para asegurar una gestión eficiente de todos ellos.
Para ello, las personas directivas y las responsables de la unidad pueden impulsar y comprometerse, junto con el conjunto de personas que la componen, con las acciones siguientes:
ü       Evaluar y desarrollar la cartera tecnológica para mejorar la agilidad de los procesos, proyectos y organización.
ü       Asegurar un uso seguro, eficaz y eficiente de la tecnología, atendiendo a las diferentes necesidades que puedan tener las personas de la unidad.
ü       Hacer un uso eficiente de los programas informáticos, potenciando sinergias y evitando desarrollos desproporcionados, duplicidades o infrautilización de los mismos.
ü       Implican a los grupos de interés relevantes en el desarrollo y despliegue de las nuevas tecnologías para maximizar los beneficios generados.
ü       Identificar y evaluar las tecnologías alternativas y emergentes desde la óptica de su impacto tanto sobre el rendimiento y capacidades de la organización, como el medio ambiente
ü       Utilizar la tecnología para apoyar la cultura de creatividad e innovación.
ü       Verificar la adecuación de las tecnologías a las necesidades de la organización y de sus procesos.
   
4.3    GESTIONAR LAS INSTALACIONES
ü       Asegurar un uso eficiente y sostenible de las instalaciones, basado en los objetivos estratégicos y operativos, tomando en cuenta las necesidades de las personas.
ü       Asegurar un mantenimiento eficiente y sostenible de los edificios, espacios, equipamientos, y de cualesquiera otros recursos materiales empleados.
ü       Implantar estrategias, políticas y procesos para la gestión sostenible de edificios, equipos y materiales desde el punto de vista financiero y ambiental.
ü       Se han adoptado acciones y planes para optimizar el consumo de suministros e inventarios de material, gestión de residuos, reciclaje, ahorro energético, etc.
ü       Se realiza un plan de adecuación de los edificios, espacios y equipos de la organización.
ü       Se ha desarrollado e implantado un sistema de gestión de prevención de riesgos laborales que incorpora los procedimientos precisos para hacer efectiva una adecuada política de seguridad y salud laboral.
4.4    GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO
ü       Se proporciona a los usuarios internos y externos un acceso adecuado a la información y conocimiento relevantes (acceso a canales e información).
ü       Transformar los datos en información y, cuando conviene, en conocimiento que puede ser compartido y utilizado eficazmente.
ü       Desarrollar iniciativas para implicar a grupos de interés relevantes y utilizar su conocimiento colectivo en la generación de ideas e innovación.
ü       Facilitar y supervisar el acceso adecuado a la información y conocimiento relevantes para las personas de la organización y los usuarios externos, garantizando al mismo tiempo la seguridad de la información y el conocimiento.
4.5        GESTIÓN DE INNOVACIÓN
Las necesidades y expectativas de nuestros ciudadanos cambian y las administraciones debemos adaptarnos a esos cambios.
Los cambios en necesidades y expectativas se producen por cambios sociales, como la crisis, los nuevos modelos familiares, de estilos de vida, etc, que hacen cambiar las prioridades de los ciudadanos. Y también se producen cambios de las expectativas respecto a las administraciones, por cambios e  innovaciones en el conjunto de la actividad privada en cualquiera de las áreas geográficas de esta aldea global llamada Tierra: lo que una empresa cree como nuevo servicio fácil, ágil y económico, generará expectativa de ser encontrado en otros sectores, incluidas las administraciones.
Por ello las administraciones, por pequeñas que sean, tendrán que estar en disposición permanente de mejorar, de innovar, sus servicios
Para ello, las personas directivas y las responsables de la unidad pueden impulsar y comprometerse, junto con el conjunto de personas que la componen, con las acciones siguientes:
ü       Ajustar en la gráfica de Kano sus servicios prestados al posible cambio de prioridades de los ciudadanos por los cambios sociales, como reflexión para el inicio de la elaboración de cada plan estratégico.
ü       Identificar los ámbitos en los que ha de centrarse el esfuerzo innovador, ligados a las necesidades y expectativasde los grupos de interés,  concretando la orientación en que éste ha de moverse.
ü       Establecer mecanismos para detectar aquellas informaciones científicas o técnicas relevantes para nuestro ámbito de actuación, así como para analizar sus potencialidades, difundirlas y desarrollar proyectos para su utilización.
ü       Establecer alianzas con aquellas entidades, personas u organizaciones que pudieran aportar innovaciones útiles o complementarias a la acción del propio Gobierno.
ü       Promover la «innovación abierta», favoreciendo el intercambio de ideas entre diferentes unidades, con otras administraciones públicas, con entidades y asociaciones, centros de investigación, expertos, ciudadanía, etc.
ü       Utilizar las redes sociales y el conjunto de las tecnologías de la información y la comunicación para mejorar los procesos y las relaciones, tanto dentro de la propia organización como con la ciudadanía y las entidades externas.
ü       Estimular y dar oportunidades a las personas para que exploren, reflexionen, aporten ideas y elaboren propuestas innovadoras.
ü       Difundir, comentar y reconocer formal e informalmente las actitudes innovadoras, ideas, proyectos y resultados, incluidos aquellos casos en que no se ha tenido el éxito deseado.
ü       Promover la realización de proyectos piloto que permitan explorar la potencialidad de las ideas innovadoras.
ü       Analizar las lecciones aprendidas en los proyectos realizados y extraer conclusiones para reforzar la eficacia de proyectos futuros. Compartir las «mejores prácticas» entre los equipos de proyectos.
ü       Configurar un método para la recogida estructurada, análisis, evaluación y priorización de ideas y proyectos innovadores que permita generar una relación de proyectos de innovación.
ü       Para desarrollar e implantar proyectos específicos conjuntos con otras organizaciones del sector público o privado se promueven y organizan alianzas.
ü       Establecer redes adecuadas para identificar oportunidades potenciales de alianza que aumenten sus capacidades y su habilidad para generar valor adicional para los grupos de interés.
Puertos para acceso a los distintos niveles:
Definimos a los puertos como los elementos de gestión que una organización debe poseer para poder optar al nivel de reconocimiento que se asigna. Son elementos necesarios u obligados para alcanzar el reconocimiento, pero no son suficientes, dado que el modelo es global e interrelacionado entre todos sus ejes con lo que deberá poseer los puertos fijados para cada uno de los ejes.
Puerto + 300:
  1. Las partidas presupuestarias de gasto están vinculadas al correcto desarrollo de los programas/proyectos y con los objetivos estratégicos planificados para la consecución de los objetivos.
  2. Las memorias presupuestarias, tanto las de elaboración como las de ejecución, incluyen los indicadores con sus objetivos, las de elaboración, y los resultados las de ejecución.
  3. Publicar los datos de sus costes en el portal de transparencia y buscar comparativas de otras unidades similares para aprender de las mejores
  4. Los proveedores y aliados estratégicos de la organización están identificados en función de la política y la estrategia con descripción de lo que esperamos de ellos y lo que les aportamos nosotros, incluido para los aspectos tecnológicos.
  5. Aprobados los planes de optimización de uso, si procede, mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y equipos
  6. Implantado el sistema de gestión de prevención de riesgos laborales en las dependencias de la organización.
  7. La satisfacción del personal con la información proporcionada es de al menos 7 sobre 10
  8. La Intranet o red corporativa tiene disponible la información y el conocimiento definido por la organización como necesario para cada una de las personas con los niveles de seguridad de acceso necesarios.
  9. Aplicada la gráfica de Kano a los servicios prestados como reflexión para el inicio de la elaboración de cada plan estratégico.
  10. Identificados los ámbitos en los que ha de centrarse el esfuerzo innovador, ligados a las necesidades y expectativas de los grupos de interés.
  11. Establecer redes adecuadas para identificar oportunidades potenciales de alianza que aumenten sus capacidades y su habilidad para generar valor adicional para los grupos de interés
Puerto + 400:
Los anteriores y además…….
  1. Desarrollada una contabilidad analítica que permite conocer los costes de cada servicio o producto, así como de los diferentes pasos que se requieren para su prestación o entrega.
  2. En el Plan Estratégico se ha incluido la evaluación de la cartera tecnológica comparándola con las de los aliados e incorporando mejoras si la satisfacción de nuestros clientes o el rendimiento de nuestros procesos es menor que la media de nuestros semejantes
  3. Implantados planes para optimizar el consumo de suministros e inventarios de material, gestión de residuos, reciclaje, ahorro energético.
  4. Los indicadores de bajas y accidentes laborales del personal se encuentran en la media o por debajo de la misma con las unidades u organizaciones con las que nos comparamos
  5. Al menos una mejora anual en los servicios propios a partir del conocimiento aprendido de las redes.
  6. Establecidas alianzas con entidades, personas u organizaciones que puedan aportar innovaciones útiles o complementarias a la organización.
  7. Satisfacción del personal con las oportunidades para aportar ideas y elaborar propuestas innovadoras de al menos 7 sobre 10.
  8. Configurado un método para la recogida estructurada, análisis, evaluación y priorización de ideas y proyectos innovadores y generada una relación de proyectos de innovación cada año
Puerto + 500:
Los anteriores y además……..
  1. En los resultados comparativos de los costes se encuentran en la media del sector o del resto de unidades de su administración.
  2. El rendimiento de nuestros indicadores ligados a la tecnología se encuentran en la media o por encima de la misma con las unidades u organizaciones con las que nos comparamos.
  3. En los indicadores de consumos y costes energéticos se encuentran en la media o por encima de la misma con las unidades u organizaciones con las que nos comparamos.
  4. Integradas las redes sociales y el conjunto de las tecnologías de la información y la comunicación en la mejora de los procesos y las relaciones, tanto dentro de la propia organización como con la ciudadanía y las entidades externas: con servicios de respuesta inmediata y con servicios de prestación proactiva de servicios disponibles para el conjunto de los ciudadanos o personalizados
  5. Satisfacción del personal con los sistemas de reconocimiento de al menos 7 sobre 10 e igual o superior a la media de las organizaciones o unidades con las que se compara.

La siguiente entrega sera ya un Eje para los Resultados, que sera el soporte base del Modelo: evidenciar que mides los aspectos importantes de tus actividades, que te marcas objetivos ambiciosos y, sobre todo, que estas por encima de la media de tu sector de actividad, o que eres el mejor y si no que sabes de donde aprender de los mejores


Original: http://porelarticulo103.blogspot.com/2015/06/eje-de-recursos-e-innovacion-en-un.html
por: Maximo Fraile
Publicado: June 22, 2015, 11:56 am

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