No tema, no voy a hablarle de la diferencia entre lo urgente y lo importante ni de la matriz de Eisenhower. Hoy voy a lo práctico: quiero darle las claves para conseguir que los demás hagan cualquier cosa que usted les pida, gracias a la incuestionable e incontrovertible razón de que es urgente.
El primer paso, obviamente, es convertir la cosa en urgente. Resulta pasmosamente sencillo: No planifique en absoluto e ignore la cosa olímpicamente. Deje transcurrir el tiempo suficiente y, voilà!, ya es usted el flamante gestor de un asunto urgente. ¿A que es fácil?
Pero no lance las campanas al vuelo. Aquellos a quienes va a pedir que se ocupen del asunto urgente podrían pensar que usted es un inepto, un procrastinador o un caradura y, si tienen el poder suficiente, podrían negarse. Lógicamente, sería una catástrofe que el asunto urgente volviera a usted como un bumerán. La solución para evitarlo no es instantánea y requiere cierta constancia, pero puede conseguirse: tiene que labrarse una reputación de persona atareada. He aquí las recomendaciones básicas:
El punto de partida es la puesta en escena. Si está trabajando de forma presencial, debe mantener su mesa convenientemente desordenada, aunque sin exagerar (al dente), y tiene que acostumbrarse a moverse por la oficina con paso apresurado. No deje de manifestar, en todo momento y ante cualquier interlocutor (aquí no hay límites, incluya al personal de seguridad y limpieza), que está desbordado de trabajo. Si tiene personal a su cargo, añada que le falta gente. Es un mantra infalible. En el caso de que fuera cierto, no se preocupe si se debe a que sus subordinados no soportan trabajar con usted y han ido pidiendo el traslado uno tras otro, pueden pasar décadas sin que nadie se interese por el fenómeno.
Si está teletrabajando, conéctese siempre el último a las reuniones y explique que estaba atendiendo tal o cual asunto. Suele dar buen resultado “mutear” el micro de vez en cuando y hacer como que lo llaman al móvil. Una herramienta fundamental en ambos casos, trabajo presencial o remoto, es el envío diferido de correos electrónicos. Programe correos para las tardes y las noches, aunque sin pasarse, el artista se distingue por la moderación. En cuanto a los correos entrantes, simplemente ignórelos (ya llamarán) o posponga su respuesta durante al menos una semana. No es descortesía, usted es una persona ocupada.
En cuanto al trabajo en sí, no se preocupe por la planificación ni los grandes proyectos. Dedíquese a los detalles y a las pequeñas cosas. Mejor si son sencillas. Recuerde que los asuntos más complicados, una vez convertidos en urgentes, son precisamente los que debe endosar a sus compañeros. Ahora bien, siempre es interesante complicar ligeramente todo lo que sea demasiado sencillo, lo mejor es generar pequeños malentendidos que pueda usted resolver con una o varias llamadas telefónicas posteriores. Ah, y eso de que hay que saber delegar es un mito. Es correcto encargar tareas a sus subordinados, pero resérvese siempre la supervisión final de todo. No haga caso si le dicen que se está convirtiendo en un cuello de botella, porque, vamos a ver, el que firma es usted, ¿no?
En resumen, tiene que interiorizar que es usted una persona ocupada. Solo así los demás lo percibirán como tal.
Por último, si usted ya disfruta de una sólida reputación de persona atareada, pero algún listillo le pusiera alguna pega, no dude en hacerle ver que el asunto es del máximo interés para (escriba aquí el pertinente alto cargo; mucho mejor si se refiere a él o ella por su nombre de pila). Mano de santo.
Un ejemplo práctico para disipar las dudas finales:
Usted, como cada año, espera incorporar personal de convenio (doce personas) después del verano. Lo sabe desde hace meses, desde que se aprobaron los presupuestos. También sabe que ese personal va a necesitar ordenadores (doce, para ser exactos) conectados a la red corporativa. El año pasado se usaron portátiles, pero solo quedan dos o tres, y probablemente no funcionan muy bien (le suena que ya dieron problemas). Tiene la noción de que en la intranet hay un formulario para solicitar a Informática la instalación de ordenadores (cree recordar haberlo usado en algún momento).
Pregunta: ¿Qué tiene que hacer usted para que el personal de convenio se incorpore sin novedad y comience a trabajar sobre la marcha, garantizando la máxima eficiencia en el uso de los recursos públicos?
Respuesta: Esperar tranquilamente al día antes. Entonces, y solo entonces, llamará usted al jefe de Informática y le dirá que necesita doce ordenadores para el personal de convenio. De forma urgente.
Cuando el jefe de Informática le diga que usted debió cumplimentar la solicitud, y hacerlo con al menos una semana de antelación (está indicado con mayúsculas rojas en la intranet), se mostrará comprensivo pero le hará notar que es usted una persona muy ocupada. Como mucho, accederá a enviarle por correo electrónico los nombres de las personas que se incorporarán al día siguiente.
El jefe de Informática será consciente de que está perdido e interrumpirá cualquier tarea de su personal, planificada o no, para atender esta urgencia.
Esto debería funcionar, tal es el poder de las cosas urgentes, pero no olvide que, ante cualquier anomalía, puede apelar al correspondiente alto cargo. Si se diera el caso, lo hará de forma desenfadada y sin acritud. A fin de cuentas, usted se está dejando la piel de tanto trabajar y solo quiere lo mejor para la organización.
Nota aclaratoria: Este ejemplo es ficticio, cualquier parecido con la realidad es mera coincidencia.
