¿La gestión documental es necesaria en la aplicación de la transparencia pública?

Cada administración pública tiene la obligación de mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento parte del expediente.

Pues bien, la aplicación efectiva de la transparencia pública conlleva las posibilidades de acceso ciudadano a todos los documentos o informaciones “cualquiera que sea su formato”, así dispone por ejemplo la Ley 1/2014, de 24 de junio de Transparencia Pública de Andalucía, donde tal como reza en su exposición de motivos “La transparencia debe ser transversal e impregnar el actuar (..). De la misma forma se articulan medidas en relación con la conservación de la información y su soporte, que permitirán facilitar la interoperabilidad entre administraciones.”.

Con todo, es en el art. 35 de la citada Ley, por ejemplo, donde se puede ver nítida la relación entre gestión documental y transparencia pública. Así, dispone la obligación de establecimiento del sistema de integración de la transparencia en la gestión. Esto resulta, que sin una eficiente gestión documental en soporte electrónico difícilmente podrá accederse a los documentos que interesen a la ciudadanía, y si la actividad administrativa de un ayuntamiento no va ya calificada y con las propiedades características de la transparencia, toda voluntad de transparencia se volverá inútil por volumen, complejidad y carga de trabajo.

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público encaja el procedimiento administrativo electrónico mediante el establecimiento de una serie de principios generales y el marco de interrelación entre administraciones. No hay que olvidar que ahora el procedimiento administrativo, es procedimiento electrónico —cfr. arts. 1, 34 y 36.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas—.

Así, por ejemplo y en líneas muy generales, los documentos que compongan un expediente y que obren en poder de otra administración pública, cada administración, compondrá su propio expediente recuperando la información que se haya en poder de la otra, por ejemplo, el título universitario para el expediente de concurso de provisión de puestos en una administración local, o los ingresos de la unidad familiar que constan en la administración tributaria para la solicitud de becas de cualquier administración pública.

La Ley 40/2015 recoge a lo largo de todo su articulado, los aspectos concretos de la administración electrónica, regula el funcionamiento electrónico de las administraciones públicas y aspectos fundamentales de interoperabilidad y seguridad, y sobre todo, la comunicación de datos entre las distintas administraciones públicas.

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