Nuevo modelo de gestión de las personas interesadas y sus representantes en la plataforma de administración electrónica del Gobierno Vasco

* Este post ha sido publicado anteriormente en el blog del PEGIP 2020.

Los grandes sistemas de información, como la plataforma de administración electrónica del Gobierno Vasco, no suelen desarrollarse completamente de una sola vez, sino que van creciendo y añadiendo módulos de forma sucesiva a lo largo del tiempo, lo que exige prestar especial atención a la integración y coherencia global del sistema para asegurar el adecuado encaje de cada una de sus partes.

Así, la actual plataforma de administración electrónica del Gobierno Vasco (Tramitagune-PLATEA) es fruto de una serie de proyectos organizativos e informáticos que han ido construyendo las diferentes partes o módulos que la componen.

El gran proyecto de desarrollo de la administración electrónica en el Gobierno Vasco (PLATEA) se ejecutó entre los años 2003 y 2005, pero ya antes se había llevado a cabo el proyecto ATEA (Aplicación para la Tramitación de Expedientes de la Administración), del cual ha sobrevivido la filosofía de los Modelos Básicos de Tramitación (MBT) y, posteriormente, se desarrollaron módulos tan importantes como el Archivo Electrónico (Dokusi), la gestión de expedientes (Tramitagune) y el Registro Electrónico de Representantes (RdR).

Desde la puesta en marcha inicial de PLATEA, la plataforma Tramitagune-PLATEA ha conocido un gran avance, tanto desde el punto de vista de su utilización, como desde el punto de vista de su evolución tecnológica y funcional.

Sin embargo, no ha sido hasta ahora, con la nueva versión de Tramitagune-PLATEA subida a producción este mes de noviembre, cuando se ha completado la integración entre las diferentes herramientas o módulos de la plataforma en cuanto a la gestión de las personas interesadas y sus representantes.

Básicamente, las principales características de esta gestión son las siguientes:

  • Todas las herramientas o módulos de la plataforma comparten una misma base de datos de personas interesadas y sus representantes.
  • Todas las herramientas o módulos de la plataforma están perfectamente integradas y sincronizadas, de forma que, por ejemplo, una nueva representación otorgada en el RdR está activa en todas las herramientas de la plataforma desde el mismo instante de su aceptación por parte del representante.
  • Cada persona física o jurídica que interactúa con el Gobierno Vasco, como interesada o como representante, tiene un perfil con sus datos de contacto. Y este perfil es accesible desde las distintas herramientas, de forma que cualquier persona interesada o representante puede actualizar sus datos de contacto desde cualquiera de las herramientas, es decir, desde un formulario de solicitud, desde la carpeta de sus expedientes (Mi carpeta) o desde el RdR. Y esta actualización está disponible simultáneamente para todas las herramientas o módulos de la plataforma.

Adicionalmente, se ofrece a las personas interesadas la posibilidad de “reutilizar” estos datos de contacto para todos los procedimientos que tramite con el Gobierno Vasco, de forma que no se le solicite de nuevo esta información en cada nuevo procedimiento administrativo que se inicie. Si la persona interesada consiente la “reutilización” cada vez que necesite aportar estos datos de contacto se le mostrarán los que tiene en su perfil para que los valide o, en su caso, los actualice, simplificando así sus relaciones con los departamentos y organismos dependientes del Gobierno Vasco.

La implantación de este nuevo modelo de gestión de las personas interesadas y sus representantes completa la integración y asegura la coherencia entre las diferentes herramientas o módulos de Tramitagune-PLATEA en este aspecto fundamental para la gestión de los expedientes administrativos. Este modelo de gestión de las personas interesadas y sus representantes  constituye, además, una base sólida para seguir evolucionando la plataforma que da soporte al procedimiento administrativo electrónico en la Administración Pública de la CAE.

Autor: Iñaki Ortiz Sánchez, DACIMA (Dirección de Atención a la Ciudadanía e Innovación y Mejora de la Administración)

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