Puesta en marcha de las oficinas de asistencia en materia de registros… ¿Qué tengo que hacer?

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La Ley de procedimiento administrativo (LPA) obliga a las administraciones públicas a disponer de oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR)… ¿Qué pasos hay que dar para ello? La realidad demuestra que los actuales registros, en el mejor de los casos Oficinas de Atención Ciudadana, no están adaptados a los nuevos requerimientos legales. Esta adaptación es necesaria, sin perjuicio de su desarrollo integral o por fases respecto de procesos concretos, como la digitalización de documentos o el establecimiento de sistemas de firma biométrica para recabar la firma presencial de los ciudadanos. Estos ciudadanos, mejor dicho “personas“, lo agradecerán. A continuación damos algunas pautas para la puesta en marcha de las oficinas de asistencia en materia de registros, desde la óptica principal de un Ayuntamiento. 

1. Obligaciones principales relativas a las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR).

Son, al menos, las siguientes:

  • Disponer de un registro electrónico general, interoperable con el resto de registros electrónicos de las Administraciones.
  • Recibir solicitudes, de acuerdo con el art. 66 de la Ley de procedimiento.
  • Recibir todo tipo de documentación dirigida al Ayuntamiento y, en su caso, otras AAPP.
  • Permitir el abono de cantidades a satisfacer en el momento de presentación de los documentos, mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente u otros medios, preferentemente electrónicos, que se establezcan.
  • Expedir copias auténticas, de acuerdo con el art. 27 de la Ley de procedimiento.
  • Disponer de los registros interoperables de funcionarios habilitados para el ejercicio de las funciones públicas relacionadas con la generación de las citadas copias auténticas y la asistencia a la que se refiere el punto siguiente.
  • Asistir y asegurar la asistencia a los ciudadanos y usuarios en el uso de medios electrónicos cuanto estos así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas. Asimismo, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
  • Garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
  • Revisar los formularios de los procedimientos para incluir la posibilidad de oposición expresa en la cesión de datos entre Administraciones u organismos de la misma administración.
  • Determinar el sistema de identificación y firma electrónica para el acceso electrónico a los trámites o procedimientos administrativos.
  • Disponer de un sistema de información que soporte el Registro Electrónico de Apoderamientos, en el que conste el bastanteo del poder.
  • Adaptar la tramitación al nuevo cómputo de plazos.
  • Disponer de una carpeta ciudadana para consultar el estado de tramitación de los expedientes y obtener copias de los documentos.
  • Disponer de un sistema de notificación electrónica que permita en todo caso poner a disposición las notificaciones en el Punto de Acceso General electrónico.
  • Modificar los formularios para que el interesado pueda:
    • Solicitar que la notificación no se realice por medios electrónicos
    • Facilitar correo electrónico o dispositivo para recibir avisos
  • Permitir y procurar la notificación por comparecencia espontánea.
  • En todo caso, asegurar la adaptación de los registros u oficinas de registro a oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR).

2. Servicios de las OAMR.

Además, las OAMR podrán y en breve deberán estar en disposición de ofrecer todos o algunos de los servicios siguientes:

  • En todo caso, la atención ciudadana y la asistencia y asesoramiento a los usuarios respecto de cualesquiera trámites administrativos.
  • Sistema de gestión de colas y afluencias ciudadanas
  • Autoridad de Registro de certificados electrónicos
  • Inscripciones a actividades de ocio municipales
  • Apps y soluciones de movilidad Portal del ciudadano: Acceso desde Smart Phones y Tablets
  • Cualesquiera otros que, dentro de sus competencias y en aras a un mejor servicio público, determine la Corporación, de acuerdo con los principios de auto-organización, eficacia, sostenibilidad, eficiencia y autonomía local.
La Clau
La Clau, OAMR del Ayuntamiento de Alzira, fue la primera Oficina de atención ciudadana totalmente adaptada a la Ley 39/2015

3. Adaptación a las nuevas reglas sobre el cómputo de plazos en los registros.

Las OAMR se adaptarán a las reglas sobre el cómputo de plazos en los registros dispuestas en la Ley de procedimiento, de lo cual darán la debida difusión a los usuarios en relación a las siguientes cuestiones:

  • Horario de las oficinas de registro. Cada Ayuntamiento publicará los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
  • Cómputo de plazos en el registro electrónico. El registro electrónico de cada Ayuntamiento u Organismo se regirá a efectos de cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar de modo accesible y visible.
  • Funcionamiento del registro electrónico. En todo caso se regirá por las siguientes reglas:
    • a) Permitirá la presentación de documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas.
    • b) A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.
    • c) El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los Ayuntamientos vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u Organismo. En todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el documento. Esta regla se tendrá especialmente en cuenta en cuanto a las relaciones con las Entidades Públicas peninsulares.
  • Calendario de días inhábiles del registro electrónico. La sede electrónica del registro de cada Ayuntamiento u Organismo, determinará, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias y al calendario previsto en el artículo 30.7 de la Ley de procedimiento, los días que se considerarán inhábiles a los efectos previstos en este artículo. Este será el único calendario de días inhábiles que se aplicará a efectos del cómputo de plazos en los registros electrónicos, sin que resulte de aplicación a los mismos lo dispuesto en el artículo 30.6 de la misma Ley.

4. Digitalización.

Este es uno de los elementos claves, absolutamente transversal, de la nueva gestión documental. Aunque no se trata de un concepto nuevo, con la LPA adquiere protagonismo el término “copia electrónica” (técnicamente, y en la ley, “copia auténtica”). Se trata de un instrumento de fehaciencia imprescindible para la desaparición del papel, en mitad del camino entre el cotejo y la compulsa (más cerca de la primera), a través de la digitalización de documentos. Según la LPA, tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Por supuesto, las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones. A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados. Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las OAMR.

Para el desarrollo de los servicios relacionados con la digitalización de documentos y generación de copias auténticas, se debe crear un registro de funcionarios habilitados o bien utilizar la herramienta Habilit@ del Estado, así como formar internamente a los empleados en los parámetros de la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos (de la cual la entidad puede tener su propia versión), así como su Guía de aplicación.

5 Firma biométrica

Regulada en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (eIDAS), se puede definir como una firma basada en una tecnología que permite capturar datos biométricos durante el proceso de firma manuscrita realizada sobre dispositivos electrónicos. Habida cuenta del desconocimiento ciudadano de la existencia y sobre todo el uso de los certificados electrónicos (el número de usuarios del eDNI es alarmantemente bajo), parece que este tipo de firma se erige en la más práctica y funcional para que las OAMR recaben la rúbrica del interesado presencial en la solicitud que se está tramitando in situ. Todo ello sin perjuicio de la posible utilización de la vía del funcionario habilitado para validar el documento en su nombre. Desde el punto de vista técnico, la firma biométrica no es una firma electrónica como frecuentemente se dice, sino una captura digital de una firma manuscrita (en un dispositivo tipo Tablet), a la que se incorpora un sello de órgano que, conjuntamente, se plasma en la solicitud o instancia a presentar.

Vaticinamos que igualmente se generalizará el uso de la identificación biométrica, teniendo en cuenta que en todo caso la firma también identifica, que se puede definir como una forma de identificación electrónica a partir de la lectura de rasgos corporales superficiales. Existen varios métodos para reconocer a la persona identificada; entre ellos el escáner del iris, de la retina o de las huellas dactilares. La inversión en conocimiento sobre estos nuevos métodos puede ser una buena estrategia para la Fundación.

6 Integración con SIR y REC (similar a ORVE).

El Registro municipal se integrará con SIR (Sistema de Interconexión de Registros). SIR es una infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre todas las Administraciones Públicas, tal y como se establece en la Ley de Procedimiento y en el ENI. A través de SIR, este intercambio de información se realiza de forma segura y con conformidad legal, independientemente de la aplicación de registro utilizada, siempre que esté certificada en SICRES 3.0 (según la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales). La implantación de SIR permite eliminar el tránsito de papel entre Administraciones, aumentando la eficiencia y eliminando los costes de manipulación y remisión del papel, gracias a la generación de copias auténticas electrónicas de la documentación presentada en los asientos de registro. La conexión e intercambio de registros con SIR puede realizarse bien usando servicios en red, como ORVE o GEISER, o bien adaptando la aplicación de registro propia de la entidad para que cumpla la especificación SICRES 3.0 y que consolide la información del Directorio Común DIR3. En este último caso, se debe superar un proceso de certificación que verifique el cumplimiento de la norma y los requisitos de conexión con SIR.

Por su parte, el Registro Electrónico Común (REC) es un servicio que proporciona una vía de tramitación para todas aquellas solicitudes, escritos y comunicaciones realizadas por el ciudadano y dirigidas hacia la Administración General del Estado u otros organismos públicos que se encuentren integrados en la plataforma SIR, que no se ajusten a procedimientos administrativos ya contemplados en los registros electrónicos de las sedes electrónicas de las distintas Administraciones. El REC consta de un frontal y de una aplicación web integrada con la plataforma del Sistema de Interconexión de Registros (SIR). El frontal del REC se aloja en la sede del Punto de Acceso General –PAG, y presenta a los ciudadanos un formulario electrónico genérico que permite adjuntar documentación, enviándose al organismo competente para su tramitación. El organismo competente puede recuperar las solicitudes mediante la aplicación web del REC o mediante u otra aplicación de registro integrada en SIR y tramitarlas si corresponde a sus competencias. En el caso de que la solicitud del ciudadano no corresponda al organismo destinatario, éste podrá reenviarla electrónicamente al Organismo competente si está integrado en SIR.

Elaboración propia. Fuentes principales:
ANEXOS.
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