El 2 de octubre entraban en vigor la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, y con ellas la obligación de implantar la administración electrónica. O, para ser más precisos, la obligación de tener implantada la administración electrónica. Para ello, las disposiciones finales de ambas normas habían concedido un período de 1 año de vacatio legis, para ajustar procedimientos, normas y, lo más importante, el modelo de gestión, con independencia de lo establecido en la Disposición Final Séptima en relación con el registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, que producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley.
Pero transcurrido (y excedido sobradamente) el plazo de vacatio, la realidad nos enfrenta a unas administraciones que «funcionan» electrónicamente de un modo asimétrico en cuanto al grado de implantación y parcial en cuanto a la tramitación. En estos momentos podríamos decir que el expediente administrativo más típico es el mixto, el parcialmente electrónico.
¿Parcialmente electrónico? Sí, aunque la Ley 39/2015 contempla en su Disposición Transitoria Tercera las previsiones relativas a los procedimientos afectados por el interregno de la entrada en vigor con el siguiente tenor:
a) A los procedimientos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la Ley no les será de aplicación la misma, rigiéndose por la normativa anterior.
b) Los procedimientos de revisión de oficio iniciados después de la entrada en vigor de la presente Ley se sustanciarán por las normas establecidas en ésta.
c) Los actos y resoluciones dictados con posterioridad a la entrada en vigor de esta Ley se regirán, en cuanto al régimen de recursos, por las disposiciones de la misma.
d) Los actos y resoluciones pendientes de ejecución a la entrada en vigor de esta Ley se regirán para su ejecución por la normativa vigente cuando se dictaron.
e) A falta de previsiones expresas establecidas en las correspondientes disposiciones legales y reglamentarias, las cuestiones de Derecho transitorio que se susciten en materia de procedimiento administrativo se resolverán de acuerdo con los principios establecidos en los apartados anteriores.
, el escaso grado de implantación y la imposibilidad, en muchos casos, de tramitar íntegramente todo el procedimiento en formato electrónico.
Por eso quiero compartir desde el blog la publicación del Decreto 10/2017, de 9 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico especial para la utilización de medios tecnológicos en los expedientes que no tengan la condición de integralmente electrónico de la Comunidad Autónoma de Cantabria (en lugar de parcialmente, el Decreto habla de expedientes no integralmente electrónicos) y que como su nombre indica hace referencia a un escenario que, aunque pueda parecer contradictoria, es la más común en muchas de las Administraciones Públicas en la actualidad.
En el mismo se regulan, separadamente, los siguientes aspectos:
1.- Características de los documentos administrativos electrónicos en expedientes no electrónicos
2.- Los sistemas de identificación y firma electrónica a utilizar por los empleados públicos
3.- Las diligencias procedimentales de comunicación intraadministrativa utilizadas en la tramitación de los procedimientos no electrónicos (oficios de remisión o comunicación y notas de régimen interior) que se implementen por instrumentos electrónicos
4.- Registro de documentos y diligencias procedimentales electrónicos
5.- Repositorio específico para documentos y diligencias procedimentales de comunicación electrónicos integrados en expedientes no electrónicos
6.- La utilización de notificaciones administrativas electrónicas en expedientes no integralmente electrónicos
Tal y como señala en la propia Exposición de Motivos:
«Precisamente, la necesidad de desarrollar una adecuada política de transición de modelos de gestión, recomienda que los cambios de cultura administrativa, especialmente, en grandes organizaciones se realicen de forma paulatina, y por ello, el contenido de este Decreto es el instrumento ideal para conseguir este objetivo».
En mi opinión creo que se trata de una norma que invita a la reflexión y que por su interés podéis consultar en el siguiente enlace:
https://boc.cantabria.es/boces/verAnuncioAction.do?idAnuBlob=310596
Interesante la plasmación normativa de prácticas que, de hecho, ya se dan en algunas administraciones (como en Cataluña, a través del método ESET). El expediente híbrido es una realidad que no se puede obviar, ni erradicar, simplemente a base de legislar, como se ha hecho mediante la 39/2015. Una mayor concreción normativa puede ayudar, pero tan importante es esta como el trabajo transversal entre administraciones y expertos en distintas materias, para generar métodos, instrucciones y herramientas tecnológicas que permitan cumplir la normativa vigente.
En referencia a la creación de un repositorio de archivo diferenciado para los documentos y diligencias electrónicas de expedientes híbridos, desde una perspectiva archivística y de gestión documental se me antoja un artificio innecesario. El repositorio de archivo que gestione el fondo documental del organismo debe ser único; las peculiaridades del expediente híbrido deberán ser gestionadas mediante metadatos, especialmente, que permitan, entre otras, la vinculación de lo electrónico con el papel.
A pesar de ello, es un decreto interesante y, sin lugar a dudas, invita a la reflexión.