Actuación administrativa automatizada (AAA): Actuación de una administración producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación.
Aplicación de fuentes abiertas: Aquella que se distribuye con una licencia que permite la libertad de ejecutarla, de conocer el código fuente, de modificarla o mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios.
Aplicación: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de un problema mediante el uso de informática.
Archivo electrónico: Sistema de almacenamiento único de los documentos electrónicos que corresponden a procedimientos finalizados.
Autenticación: Acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridad y autoría de estos últimos.
Backoffice: En la gestión empresarial el back office (en español signifca literalmente oficina trasera u oficina de trastienda) es el conjunto de actividades de apoyo al negocio, es la parte de las empresas que realizan las tareas destinadas a gestionar la propia empresa y que no tienen contacto directo con el cliente, como las labores informáticas y de comunicaciones, de gestión de recursos humanos, contabilidad o finanzas (Fuente: Wikipedia). En el ámbito escrito de la administración electrónica suele identificarse con el software interno que regula los procedimientos, tanto desde el punto de vista informático como jurídico. Más ampliamente se puede definir como la parte informática no visible de la administración que se corresponde con un servicio telemático puesto a disposición del ciudadano.
Banco de conocimiento (por Esteban Jungman): una enciclopedia de saberes y definiciones, disponibles para la redacción de documentos y el diseño de proyectos, entre otras acciones de la gestión.
Buropatología: En general, se utiliza el término burocracia para referirse a la lentitud, ineficiencia de una administración, es decir, se utiliza al concepto como un calificativo peyorativo. Sin embargo, un concepto que da cuenta de las patologías presentes en una administración, es el de buropatología. Aquellas Administraciones públicas que padecen de buropatología se caracterizan por procesos incompletos de implantación del modelo burocrático clásico.
Canales: Estructuras o medios de difusión de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefónico y el electrónico, así como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos móviles, TDT, etc).
Certificado electrónico reconocido: Certificado expedido por un prestador de servicios de certificación que cumple los requisitos legales en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes, y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten (ver artículo 11 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre).
Certificado electrónico: Herramienta de firma expedida por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad (ver artículo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica).
Ciudadano (en sentido amplio): Cualesquiera personas físicas, personas jurídicas y entes sin personalidad que se relacionen o sean susceptibles de relacionarse con las Administraciones Públicas, dentro de un marco de derechos y obligaciones recíprocos. Como cliente de los servicios electrónicos el ciudadano suele denominarse “usuario”.
Cookie: Información web almacenada en el navegador del usuario de la cual dispone el sistema para conocer sus gustos o tendencias.
Datos abiertos (en inglés Open data): Filosofía que aplicado a lo público consiste en la puesta a disposición de la sociedad de datos fiables, accesibles y reutilizables de las instituciones públicas. Los datos deben carecer de restricciones en cuanto al copyright, o cualquier otro tipo de protección de la propiedad intelectual.
Enlace: Grupo sobre Datos Abiertos
Derechos electrónicos: “Versión 2.0″ o cambio de formato en el ejercicio de los clásicos derechos administrativos, como conocer en todo momento la situación del expediente y tener acceso al mismo. La única diferencia es que ahora, además, dichos derechos se pueden ejercer por medios electrónicos.
Dirección electrónica: Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en una red de comunicaciones.
Director de proyectos digitales: Nuevo perfil profesional cuyas tareas son: (a) alinear los recursos y objetivos de la estrategia digital con los del conjunto de la administración, entidad o empresa pública para la que trabaja. (b) concitar y apoyar la participación de otros departamentos en dicha estrategia de una forma activa, coherente y coordinada. (c) definir la orientación general, recursos y procedimientos más apropiados para cada proyecto público; (d) validar la programación de las acciones diseñadas en ese ámbito; (e) promover modelos de análisis que ayuden al resto de áreas y personas involucradas a comprender la evolución de su entorno digital más inmediato.
Documento electrónico: Toda información de cualquier naturaleza existente en forma electrónica, y archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Para que un documento electrónico tenga la naturaleza de documento público o documento administrativo (electrónico) deberá cumplir lo dispuesto en la normativa específica aplicable. Esta normativa señala que las administraciones públicas podrán emitir válidamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el art. 46 de la Ley 30/92, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a la LAESP. En definitiva, un documento electrónico es aquel firmado electrónicamente. Además los documentos administrativos incluirán referencia temporal (estampado o sello de tiempo), que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.
Dron: Vehículo aéreo no tripulado, probablemente idóneo para servicios Smart City pero insuficientemente regulado en la actualidad.
Eficracia: forma de gobierno o de gestión pública que busca la eficacia y la eficiencia sin descuidar la democracia. Se basa en la acción conjunta de los legitimados por las urnas como máximos decisores públicos, que no obstante se encuentran controlados pero ayudados -en un ambiente de buena sintonía y en pos del interés general- por quienes se han formado específicamente en la gestión técnica pública y además son funcionarios de carrera objetivos e independientes.
Espacios comunes o ventanillas únicas: Modos o canales (oficinas integradas, atención telefónica, páginas en Internet y otros) a los que los ciudadanos pueden dirigirse para acceder a las informaciones, trámites y servicios públicos determinados por acuerdo entre varias Administraciones.
Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). Algún profesional de la administración puede decir –y dice, con incomprensible orgullo- que no conoce la normativa sobre interoperabilidad, pero ninguno afirmará desconocer la Ley 30/92. Su Exposición de Motivos habla de “administración única” la cual difícilmente puede no ser electrónica. Esta idea la retoma con mucha fuerza la non nata ley de procedimiento administrativo. El mejor servicio público pasa por reducir las cargas administrativas de los ciudadanos, lo cual únicamente es posible no solo con la implantación individual de la administración electrónica, sino a través de la comunicación y homologación “de todas las administraciones electrónicas”, es decir, de la interoperabilidad. Se regula en la LAESP y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero. Interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procesos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad. La interoperabilidad es un concepto clave de la administración electrónica y de la transparencia.
Esquema Nacional de Seguridad (ENS). A mayor grado de informatización mayor necesidad de seguridad informática y jurídica. Por otra parte la seguridad es necesaria en todos los expedientes y gestiones administrativas, y no solo en los electrónicos. En todo caso, a nivel jurídico y también psicológico, el ciudadano debe tener garantizada la seguridad de sus datos y sus transacciones electrónicas, y también la garantía de que estas se van a producir con el suficiente grado de confidencialidad. En cierto modo el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) es la fase siguiente de la LOPD, cuya normativa por cierto reconoce la responsabilidad de los Secretarios de Ayuntamiento (como responsable del fichero y/o responsable de seguridad). La misma sede electrónica constituye el punto de acceso a los procedimientos electrónicos de cada organismo, y por este motivo, está sujeta a posibles incidentes de seguridad, en función de las vulnerabilidades de las tecnologías sobre las que esté construida. El Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica (en el momento de redacción del presente, en fase de modificación) da cumplimiento a lo previsto en el artículo 42 de la LAESP. Su objeto es establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos y está constituido por principios básicos y requisitos mínimos que permitan una protección adecuada de la información. Por tanto, la finalidad del Esquema Nacional de Seguridad es la creación de las condiciones necesarias de confianza en el uso de los medios electrónicos, a través de medidas para garantizar la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos, que permita a los ciudadanos y a las Administraciones públicas, el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través de estos medios. Las responsabilidades derivadas del incumplimiento del ENS serían las que correspondieren a cada caso concreto, en virtud de lo dispuesto en la Ley 30/1992.
Estándar abierto: Aquel que reúne las siguientes condiciones:
Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
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