E S P A C I O EXPERIMENT@ TALENTO

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COMENZAMOS CON LAS REFLEXIONES SOBRE LOS TALLERES PARA IR CALENTANDO MOTORES

TALLER 1

“INTELIGENCIA COLECTIVA PARA CO-CREAR EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA”

Para cerrar el diseño del taller hemos mantenido conversaciones que nos han hecho reflexionar sobre aspectos que queremos compartir y sobre los que nos gustaría conocer vuestra opinión. Empecemos el debate sobre el tema.

Ideas-fuerza:

Las ideas clave que nos han inspirado para concebir este taller:

• Insistir en la idea de que buscamos una “co-creación integral”, o sea, no sólo con la ciudadanía, sino también con el personal público. Mientras que lo primero apunta más al concepto de “innovación abierta” (retos 19 y 21), sobre todo en el rediseño de servicios públicos, lo segundo contribuye en gran medida a mejorar la implicación del personal y la transformación cultural de las entidades públicas, es decir, a una nueva forma de abordar la gestión de las personas (retos 38, 42, 44 y 50).
• La co-creación con el propio personal público, el que trabaja dentro de la Administración, es algo de lo que se está hablando menos, y que según nuestra experiencia del IAAP, en su proyecto InnoLab (un laboratorio de co-creación y transformación cultural del personal público), tiene un largo recorrido, por ejemplo, para co-crear normativas, políticas de gestión del personal y procesos de gestión internos que les implican directamente. La experiencia positiva del laboratorio es la que nos ha llevado a seleccionar el tema sobre el que se trabajará en el taller: “Diseño estratégico de un ‘Laboratorio de Co-creación Pública’ para equipos mixtos formados por ciudadanía y personal público”.
  • ¿Crees que pueden desarrollarse este tipo de laboratorios en las instituciones públicas? ¿Ves factible trabajar en colaboración cruzada en las Administraciones Públicas? ¿Qué inconvenientes ves?

• Enfoque del taller y del proyecto Co-Val: el diseño del taller nos ha llevado a una reflexión sobre aspectos fundamentales en la co-creación. Compartimosaqui  el documento resumen elaborado por el equipo Co-VAL, que nos ha hecho debatir conceptos fundamentales para el desarrollo normativo de una actividad como la co-creacion. Estos conceptos son la inteligencia colectiva, la participación activa en los procesos de co-creación, o la lectura “en el sentido más amplio” que aparece en el documento citado del proyecto Co-Val, incluyendo los llamados mecanismos pasivos o intrínsecos de co-creación que son invisibles para los usuarios. Estamos hablando de la toma de datos para el diseño de servicios sin que necesariamente el usuario lo sepa o con una participación tan pasiva que se limite solo a la autorización del uso de sus datos (por ejemplo, el uso de algoritmos en la IA)… Este tema tiene su importancia por cuanto que no es lo mismo la “co-creación” que “el enfoque de usuario”. Y aquí nos gustaría que nos dejaras tu opinión:
  • ¿Crees que puede llamarse co-creación a la participación pasiva del usuario/ciudadano en el proceso? ¿Podrían llamarse diseño participativo a aquellos procesos realizados mediante sistemas de monitorización pasiva de usuarios?
  • También nos gustaría saber tu opinión sobre la importancia de distinguir ambos conceptos. Por ejemplo, ¿podría un gobierno validar una política con la excusa de que ha sido co-creada participativamente cuando simplemente se han utilizado datos de usuario en su diseño?

Nuestro reto consiste precisamente en pensar cómo se puede “co-crear”, o sea, trabajar juntos el personal público con todos los agentes afectados, en cada una de estas tareas.

ESPACIO EXPERIMENT@ TALENTO

Espacio en Congreso Novagob 2019

¿Te apuntas en alguno de los talleres? Si estás interesado en algún taller, DEJA TU CORREO EN LOS COMENTARIOS

¿EN QUÉ CONSISTE?

LOS 4 TALLERES EN NOVAGOB 2019

Un equipo de personas de distintas administraciones públicas nos hemos reunido para presentar una propuesta diferente basada en la acción y en el aprendizaje en directo, para que sea desarrollada en el Congreso Novagob 2019.

La propuesta consiste en desarrollar 4 talleres asumiendo alguno de los “50 retos 2019 para la Administración Pública desde la perspectiva ciudadana”.

Desde nuestro equipo de trabajo queremos garantizar de esta manera una coherencia con los ejes, e ir más allá del mero debate intentando buscar soluciones para los mismos a través de los talleres.

Son 4 talleres + 4 metodologías ad hoc para ser aplicadas en la consecución de los retos.

Teoría y práctica en un espacio: Congreso Novagob 2019, pensado por y para la innovación en las administraciones públicas iberoamericanas.

Los talleres tendrán una duración de 2,5 horas y se desarrollarán en la tarde del jueves 17/09.

Se podrán preinscribir hasta un máximo de 40 personas por taller, siendo posible elegir un máximo de 2 talleres por persona.

En función del número total de personas inscritas, el equipo organizador podrá reasignar y dimensionar talleres de manera que se garantice un entorno de trabajo viable para alcanzar los objetivos propuestos.

Al finalizar las 2,5 horas de desarrollo de cada taller, habrá 30 minutos para presentar las conclusiones de forma conjunta.

Por último, el día 18, en la sesión plenaria, se dispondrá (según indica el programa del congreso) de 10 minutos para exponer conclusiones acerca del espacio EXPERIMENT@ TALENTO.

TALLER 1: EJE ADMINISTRACIÓN ABIERTA

Nuevas formas de comunicación y relación con la ciudadanía para construir confianza

RETOS NOVAGOB: Inteligencia colectiva para co-crear en las AAPP (Atiende a los retos 19, 21, 38, 42, 44 y 50).

OBJETIVOS:

1. Indagar sobre qué significa la Co-creación, así como los desafíos y oportunidades que implica su uso en la Administración Pública.
2. Introducir a los participantes algunos conceptos y técnicas de la Inteligencia Colectiva, como enfoque para abordar proyectos de Administración Abierta con la participación de la ciudadanía y el personal público.
3. Experimentar con ejercicios prácticos el alcance de esta combinación entre Inteligencia Colectiva y Co-creación desde la perspectiva de aprender-haciendo.

Este taller está alineado con el proyecto Co-VAL, que investiga las características de la co-creación analizando lo que el sector público puede aprender del privado en términos de motivadores y factores críticos. Co-VAL: comprender la co-creación en los servicios públicos para transformar las administraciones públicas europeas, es un proyecto H2020 (http://www.co-val.eu).

Reto central: “Diseño estratégico de un ‘Laboratorio de Co-creación Pública’ para equipos mixtos formados por ciudadanía y personal público”

METODOLOGÍA: Combinación de técnicas de inteligencia colectiva, utilizando dos técnicas:

La primera técnica (participan todos juntos) va a ser de “agregación automática”. Permite ordenar y “automatizar” procesos de inteligencia colectiva a gran escala, cuando el colectivo está formado por muchas personas, que es algo que pasa bastante en los servicios públicos.

La segunda técnica, una vez que hayamos consensuado colectivamente, en el paso anterior, los principales “atributos de diseño estratégico” del laboratorio, vamos a aplicar un método más “deliberativo”, de reflexión colectiva (esta vez, por equipos), para aterrizar y concretar más algunos de esos atributos en un prototipo.

COORDINAN: Paz Sánchez y Juan Leal, Consejeros técnicos del IAAP en materia de innovación y Luis Rubalcaba, catedrático de Política Económica. Universidad de Alcalá

DINAMIZA: Amalio Rey, director de Emotools

Agenda:

*sólo si lo deciden los grupos

TALLER 2: EJE ADMINISTRACIÓN FÁCIL

Digitalización accesible en organizaciones menos burocráticas, más transversales y con trabajo en equipo

RETOS NOVAGOB: diseño de servicios simples pensados en sus destinatarios. Atiende a los retos 34 planes de desburocratización pública, 36 diseñar servicios simples

OBJETIVOS

1. Con la puesta en marcha de este taller se pretende buscar soluciones que efectivamente logren la desburocratización y la simplificación administrativa en pro de unos servicios públicos más accesibles y atractivos para empresas y ciudadanos.
2. Conocer metodologías que ayudan a diseñar servicios maximizando el valor añadido que suponen para sus destinatarios.
3. Trabajar en equipo multidisciplinar a través del recorrido completo de un procedimiento, desde su inicio, en ocasiones surgido desde la necesidad de una persona, (input) hasta su devolución en forma de servicio u otro (output), pasando por cada una de las fases por las que transcurre el procedimiento pero en ese caso con una lógica de proceso, de optimización y de eficacia.

Reto central: “Rediseño de un proceso simplificándolo y maximizando el valor para sus destinatarios”

METODOLOGÍA: Se utilizará metodología LEAN al ser la idónea para abordar procesos de simplificación administrativa. En sus inicios esta metodología se aplicó a los procesos de fabricación en empresas privadas, no obstante, en la actualidad el LEAN ha llegado al sector público conocido como LEAN GOVERNMENT, enfocado a la mejora de procesos admnistrativos.

A través del Lena Government se consigue incrementar el rendimiento y mejorar los resultados aumentando la calidad, la transparencia y la velocidad de los procesos.

Durante el taller se hará un juego de simulación basado en situaciones reales, para estudiarlo y desburocratizarlo conforme a la metodología propuesta, buscando siempre maximizar el valor añadido a la ciudadanía o destinatarios del proceso.

La finalidad pretendida con este taller es demostrar que sí se puede simplificar un proceso o procedimiento, e intentar hacerlo a lo largo del taller. Se utilizarán post it y se requiere la interlocución y participación de los asistentes.

COORDINA: IMP Consultores de Operaciones SL http://impconsultores.com/

DINAMIZA: Oficina de Gestión del Cambio, Diputación Provincial de Huelva (Juan Alfaro, Ana Báez, Carmen Tirado y Sara Hdez Ibabe)

Agenda:

TALLER 3: EJE ADMINISTRACIÓN FÁCIL

 Nuevas formas de comunicación y relación con la ciudadanía para construir confianza

RETOS NOVAGOB: 32. Hacerlo todo más fácil: aplicación de metodologías ágiles a la tramitación, la participación, la gestión, la transparencia la rendición de cuentas, el gobierno abierto, las relaciones con la ciudadanía, etc. 7. Facilitar los trámites en línea a través de medios que utiliza la ciudadanía en su día a día, tales como el teléfono y la tarjeta bancaria, aplicando la tecnología necesaria.

OBJETIVO: Con la puesta en marcha de este taller se pretende buscar soluciones que faciliten el desarrollo e implementación de todo tipo de tramitación administrativa on line, mediante programas que incrementen la productividad del equipo multidisciplinar, impulsen la transparencia de las actividades de desarrollo (ofreciendo módulos implementables, que formarán parte del proyecto final y, ayuden a modificarlo de ser necesario) y, reduzca la cantidad de trabajos administrativos.

El taller está especialmente enfocado a perfiles técnicos, convirtiéndose en una oferta específica para este perfil presente en Novagob. No obstante, cuando hablamos de perfiles técnicos nos referimos tanto a informáticos, propiamente dicho, como a funcionarios muy implicados en el desarrollo técnico, por lo que este planteamiento gira en torno a equipos multidisciplinares.

METODOLOGÍA: Se propone utilizar SCRUM como marco de trabajo que comprende un conjunto de buenas prácticas para el desarrollo ágil de productos software de alta calidad.

El caso concreto consistiría en aplicar métodos ágiles al desarrollo de servicios digitales en las AAPP, estableciendo el work-flow a través de retos cortos (sprint). Tratándose de un método interactivo e incremental, se irían desarrollando los servicios de tramitación administrativa on line, implementando y aplicando cada módulo a medida que se generasen, sin necesidad de que el proyecto entero termine para ponerlo a disposición de la ciudadanía.

Como es un taller práctico la metodología consistirá en hacer más que hablar. Desde un principio los participantes del taller estarán divididos en grupos de entre 5 y 7 personas, procurando que sean grupos multidisciplinares. Una vez creados los grupos se procederá a explicar brevemente en qué consiste la metodología SCRUM y para qué podemos usarla. Esta explicación también será dinámica para los participantes: se utilizarán post-it para realizar un mapa tipo «Manual Thinking», que los participantes podrán fotografiar y tenerlo en su móvil. A continuación, se iniciará la dinámica, que consistirá en simular el proceso de Scrum mediante juegos (legos o manualidades) para que luego se apliquen en el proyecto real y se consiga el objetivo mencionado.

COORDINAN: Gerardo Bustos (Ministerio de Hacienda) y Susele Cortés (Agencia Pública de Servicios Económicos Provinciales de Málaga – Patronato de Recaudación).

DINAMIZA: Antonio Galindo Galindo (Concejalía de Sociedad de la Información del Ayuntamiento de Lorca).

Agenda:

TALLER 4: EJE ADMINISTRACIÓN COMPROMETIDA

         Dando una respuesta efectiva a las principales preocupaciones de la ciudadanía

RETOS NOVAGOB: Asunción de responsabilidades democráticas, objetivos globales y compromiso con el desarrollo sostenible.

OBJETIVO: Con la puesta en marcha de este taller se pretende lograr un acercamiento a la agenda 2030 y a la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible ODS en un viaje que va “Desde lo Global, a lo Local”

METODOLOGÍA:  El objetivo principal de este taller es generar conocimiento común, por lo que todos los asistentes deben participar activamente de la sesión. La dinámica se llama KNOT, acrónimo de «Knowledge-Networked Open Talks», algo así como charlas abiertas y conectadas para generar conocimiento. Esta dinámica se divide en cuatro partes bien diferenciadas:

1. Presentación (del taller, de la dinámica de creación de grupos de trabajo y de los participantes).
2. Presentaciones fulgurantes.
3. Póster en construcción.
4. Exposición de las síntesis de cada grupo de trabajo.

Veamos cada una de estas fases con más detalle:

PRESENTACIONES (15’)

Bienvenida al taller, presentación del objetivo del mismo y de las personas del equipo dinamizador, así como la dinámica del taller y la que se seguirá para crear los grupos que trabajarán en el «Póster en Construcción».

PRESENTACIONES FULGURANTES (20’)

Charlas iniciales que tienen como finalidad animar el debate posterior y por eso el tiempo dedicado a ellas es mínimo (5 minutos máximo por charla), de ahí su nombre: ‘charlas fulgurantes’. Podrán ser realizadas in situ o grabadas previamente y serán impartidas por personas expertas en los cuatro temas que vamos a trabajar en el Taller.

Estos temas serán 4 de los ODS que más sentido tiene tratar desde la administración desde una perspectiva más transversal:

• ODS #5 Igualdad de género
• ODS #10 Reducción de las desigualdades
• ODS #11 Ciudades y comunidades sostenibles
• ODS #17 Alianzas para lograr los objetivos

DINÁMICA ‘EL POSTER EN CONSTRUCCIÓN’ (90’)

Para desarrollar la siguiente dinámica (el ‘póster en construcción’), es conveniente que por cada tema haya al menos cuatro participantes.

La dinámica propuesta invita a que todos los participantes, a excepción de quienes asuman el rol de anfitrión/a, roten por turnos por las distintas mesas. En cada rotación las personas participantes dibujan o escriben sobre la pregunta planteada en esa mesa, y a continuación comparten con el grupo sus reflexiones. Esta es una buena forma de que todas las personas participen en igualdad de condiciones y de evitar que una persona monopolice la conversación. La figura de los/as anfitriones/as permite establecer un cierto hilo entre las distintas aportaciones de los grupos y poder sintetizar finalmente las conclusiones, ya que en cada nueva rotación los/as anfitriones/as permanecen en las mesas y ofrecen a las personas que se incorporan una breve síntesis de las ideas expuestas con anterioridad. De esta forma se puede construir a partir de las reflexiones anteriores o iniciar nuevas líneas de debate.

Una vez que todas las personas han pasado por todas las mesas se concluye con una última ronda en la que cada grupo elabora, guiado por la persona anfitriona, la síntesis de todo el trabajo realizado. Esto puede hacerse por ejemplo a través de una serie de puntos que den respuesta a la pregunta planteada.

EXPOSICIÓN DE LAS SÍNTESIS (20’)

Finalmente se comparte en la gran asamblea las conclusiones o síntesis de cada grupo.

COORDINA: Lucía Quiroga (Junta de Andalucía)

DINAMIZA: David Álvarez (CEO de Conecta13) y Fernando Trujillo (Asesor Científico de Conecta13/Profesor UGR)

 Agenda:

Responsables de los 4 talleres:

@IbabeSara
@jalfarom
@GerardoBustosP
@AnaBaezF
@twterpaz
@SuseleCortes
@fjdmurillo
@carmen6d

@antoniogalindog

@luciaquirogarey

@arey

@DrLuisRubalcaba

@IMPConsultores

@ftsaez

@balhisay